Propuesta de Sistema de Gestión
Un sistema sencillo que sustituye Controland y las carpetas de Windows, ahorrando tiempo y mejorando la organización
Un sistema sencillo que sustituye Controland y las carpetas de Windows, ahorrando tiempo y mejorando la organización
Hoy en día, La Familia trabaja con dos herramientas separadas. Proponemos unificarlo todo en un solo sistema.
Al iniciar sesión, se muestra un resumen de todo lo importante: cuántos clientes activos hay, cuántos PAIs están vigentes, qué informes están pendientes, y las últimas acciones del equipo.
Barra de búsqueda siempre visible en la parte superior de todas las pantallas. Al hacer clic, se abre un buscador avanzado.
Lista de todos los clientes con búsqueda rápida. Se puede filtrar por estado, grado de dependencia o tipo de servicio. Al hacer clic en un cliente, se abre su ficha completa.
Cada cliente tiene una ficha completa con sus datos personales, teléfonos de contacto y contactos de emergencia. Al hacer clic en "Editar", se abre un formulario lateral para modificar cualquier dato.
La ficha tiene cuatro pestañas:
Tabla con todos los documentos (PAIs, informes, contratos, medicación) ordenable y filtrable. Se pueden subir documentos y descargar cualquiera.
Lista de todos los Planes de Atención Individual. Al hacer clic en uno, se despliegan sus detalles: horario, objetivos, y todas las tareas organizadas por categoría. Si el cliente solo tiene un PAI, se abre directamente.
Registro cronológico de todas las visitas realizadas al cliente: quién fue, cuándo, qué tareas se hicieron y si hubo incidencias.
Calendario que muestra las visitas programadas del cliente. Se puede navegar por meses y ver los eventos de cada día.
Para crear o editar un Plan de Atención Individual, hay un formulario que se rellena paso a paso. Los datos del cliente se rellenan automáticamente (nombre, DNI, dirección, fecha de nacimiento).
Al guardar, se puede generar un PDF listo para imprimir o enviar.
Mismo concepto que el PAI: un formulario donde los datos del cliente ya están rellenados. Solo hay que completar la valoración y los datos específicos del informe.
Admite informes iniciales e informes de seguimiento numerados automáticamente (Seguimiento 1, 2, 3...).
Tabla con todos los trabajadores: nombre, especialidad, teléfono, clientes asignados y estado. Se pueden dar de alta nuevos trabajadores o modificar los existentes.
Al hacer clic en un trabajador, se abre su ficha completa con un resumen de su actividad y cuatro pestañas:
Calendario mensual con todas las visitas de todos los profesionales. Se puede filtrar por trabajador o por cliente para ver solo lo relevante.
Registro de todos los emails que se envían desde el sistema (PAIs, informes, contratos, notificaciones). Se puede ver qué se envió, a quién, cuándo y si llegó correctamente.
| Tarea | Hoy (manual) | Con el nuevo sistema |
|---|---|---|
| Crear un PAI | ~45 min (copiar datos, escribir en Word) | ~10 min |
| Crear un Informe Social | ~30 min | ~10 min |
| Buscar un documento | ~5-10 min (buscar en carpetas) | Inmediato |
| Saber si un PAI está por vencer | Revisar manualmente | Aviso automático |
| Enviar un informe por email | Abrir Outlook, adjuntar, escribir | Un clic |
| Ver las visitas de la semana | Preguntar a las auxiliares | Todo en el calendario |
Cada cliente tiene todos sus documentos organizados automáticamente:
| Documento | Se genera automáticamente | Versiones |
|---|---|---|
| Plan de Atención (PAI) | ✅ Datos del cliente pre-rellenados | 1°, 2°, 3°... |
| Informe Social Inicial | ✅ Datos del cliente pre-rellenados | Nº 0 |
| Informes de Seguimiento | ✅ Datos del cliente pre-rellenados | Nº 1, 2, 3... |
| Contratos | Plantilla con datos | Por año |
| Medicación activa | Manual | Última versión |
| Contactos de emergencia | Manual | Siempre actual |
Todos los documentos se pueden exportar como PDF con el membrete de La Familia.
La información de los clientes es extremadamente sensible. El sistema está diseñado con las máximas garantías de seguridad.
El sistema solo permite iniciar sesión desde la IP de la oficina de La Familia. Desde fuera, no se puede acceder.
Cada usuario accede con su email corporativo @la-familia.es. No se permiten cuentas personales.
Además de la contraseña, cada inicio de sesión requiere un código de verificación desde el móvil del usuario.
Todos los datos y documentos se almacenan cifrados. Incluso en caso de acceso no autorizado al servidor, la información permanece protegida.
El sistema registra quién modificó cada documento, perfil y visita, cuándo y qué cambió. Todo queda trazado.